2023年12月

　　目 錄

　　1. 產品概述1

　　2. 產品定位2

　　3. 產品優勢 2

　　4. 產品特點 3

　　5. 競品分析 3

　　6. 產品參數 4

　　6.1. 會務管理系統參數 4

　　6.2. 會議顯示屏軟件參數 7

　　6.3. 會議服務交互軟件參數 8

　　6.4. 移動端會議預約軟件 8

　　7. 系統架構 9

　　8. 產品功能 10

　　8.1. 會務管理系統 10

　　8.1.1. 會議日歷 10

　　8.1.2. 終端管理 10

　　8.1.3. 我的會議 11

　　8.1.4. 預約審批 16

　　8.1.5. 系統設置 16

　　8.1.6. 統計分析 25

　　8.1.7. 權限管理 27

　　8.2. 會議顯示屏軟件功能 29

　　8.2.1. 功能概述 29

　　8.2.2. 內容設置 30

　　8.2.3. 應用拓展 31

　　8.2.4. 墨水屏門牌 33

　　8.3. 現場平面布局圖 34

　　8.4. 移動端會議預約軟件 34

　　8.4.1. 會議預約 34

　　8.4.2. 快速預約會議 35

　　8.4.3. 會議配置 36

　　8.4.4. 我的會議 37

　　8.4.5. 會議審批 38

　　8.4.6. 我的預約 39

　　8.4.7. 我的信息 40

　　8.5. 手機客戶端(微信)軟件功能 41

　　8.5.1. 會議預約 41

　　8.5.2. 查看會議信息 43

　　8.6. 手機客戶端(釘釘)軟件功能 43

　　8.6.1. 會議預約 43

　　8.6.2. 會議通知 44

　　8.7. 墨水屏桌牌 45

　　8.7.1. 功能概述 45

　　8.7.2. 功能介紹 46

　　8.7.3. 內容設置 47

　　8.7.4. 實際效果 48

　　8.8. 視頻會議對接 48

　　8.9. 會議服務交互軟件功能 49

　　8.9.1. 會議室監控與服務 49

　　8.10. 門禁對接 50

　　8.10.1. 對接方式 50

　　8.10.2. 應用場景 50

　　8.10.3. 接口需求概述 51

　　8.11. OA對接 52

　　8.11.1. 對接方式 52

　　8.11.2. 應用場景 52

　　8.11.3. 接口需求概述 52

　　產品概述

　　當今社會競爭日益激烈，為了更高效的跨部門協作，企業公司內部需要經常通過會議進行溝通、問題解決以及決策的制定，導致企事業單位內部會議也不斷增多，會議信息量也逐漸增大。

　　同時，企業的不動產成本是企業僅次于員工工資的第二大開銷，如何充分利用資源是企業管理人員當下應該考慮的問題。當前，會議室的管理大多數企業仍處于無系統、0智能、純人工的人工登記狀態。在信息越來越豐富的今天，傳統的“人工登記”不僅效率低、不便于管理，還更容易出錯，從而導致傳統會議的不足之處日益突顯。除此之外，已約會議室未準時使用，臨時會議無法召開，登記字跡潦草難辨，發生事故責任難查等均為會務管理的難題。

　　會務管理系統，通過信息化管理手段，搭建出一個高效、便捷和合理的會務管理體系，統一有效的管理會務信息，包含會議室及會議室內軟/硬件的集中管理、會議預約、會議簽到、會議資料整理等功能。操作者可通過PC端、移動端、觸摸屏等多種方式便捷的預訂會議室的使用。PC端會議預約方式包括Web網頁、OA對接、OutLook對接、Exchange對接等，移動端會議預約方式包括微信公眾號、微信企業公眾號、釘釘、HTML5等，移動端基于H5可實現與現有自建OA類APP無縫對接。

　　當會議即將召開或者臨時出現會議變更時，系統可自動通過郵件、短信、電話、釘釘、微信等方式及時通知參會人員。系統與各種PAD、智能電視、android一體機等終端設備聯動，動態展示會議信息。同時，支持會議一鍵服務和會議室設備(如：燈光、空調、窗簾、門禁等)智能聯動控制。

　　可以支持與無紙化會議系統、多媒體信息發布系統融合應用，在未來拓展建設無紙化會議室時，無需服務端軟硬件重復建設。使用戶能夠更加方便、快速和高效的完成會務信息的管理。

　　產品定位

　　會務管理系統可用于政府、事業單位、企業單位等具備多個會議室的場景。實現將會議室認定為固定資產，且通過信息化對會議室資產標準化、規范化的使用，進一步提高會議室的使用率、進一步提升企業的整體形象。通過信息化系統的手段，解決主辦方、參會方面臨的以下問題：

　　主辦方

　　工作繁雜：組織工作繁雜、工作量大、容易出現紕漏;

　　信息安全：機密信息、機密資料容易泄露;

　　節約環保：紙質材料大量打印復印，造成材料浪費;

　　需求溝通：無法與大量參會方人員進行需求溝通，難以提供及時服務;

　　服務效率：會議中信息變更難以準確、及時的通知;

　　人員信息：不能及時準確清楚參會人員的信息及簽到情況;

　　座次排位：參會人員無法準確找到自己的座位，造成會議已經開始，會場還處于無序狀態。

　　參會方

　　材料管理：紙質會議材料攜帶、查看不便;會后處理資源浪費;

　　行程規劃：主辦方提供資訊有限，不易規劃行程;

　　會議進程：受限會議通知的信息量，會議進程無法完整掌握;

　　與會溝通：會議中溝通渠道不暢，影響效果;

　　服務質量：有安排變更或需要幫助時難以得到準確消息，難以獲得及時服務;

　　產品優勢

　　將智能化預訂過程引入辦公場所，適用與政府、企事業單位、學校、CBD寫字樓、產業孵化基地等，解決會議沖突和復雜場景的會議室預訂，有助于會議室高效共享，進一步減少管理時間。

　　會務管理系統具備多語言配置功能，自助研發，可支持客戶特定需求的定制開發

　　與無紙化會議終端無縫對接，未來拓展無紙化會議室時無需服務端重復采購

　　與短信平臺、郵件平臺、釘釘平臺、微信平臺均具備功能對接，覆蓋日常會議應用場景

　　可與公司多媒體信息發布系統、無紙化會議系統、大屏分布式系統融合應用，提供一體化的解決方案

　　支持會議室門口通過會議信息顯示屏展示會議室全天的會議日程安排

　　為會務服務人員單獨設置會議服務臺軟件，監控會議室使用情況

　　與門禁聯動實現無感簽到，與中控聯動實現會議室自動化控制，更加有效的進行資源整合，更低成本的享受智能化服務

　　產品特點

　　會議室集中化管理，會議室資產和維護維修管理;

　　會議預約支持電腦、手機多終端快速預約;

　　會議設備聯動控制，可以對接中控或設備聯動控制;

　　會議顯示屏支持自定義背景圖片，可支持定制化服務;

　　會議參會通知支持電話、短信、郵件、釘釘、微信多渠道;

　　會前可快速創建會議，按照會議議題一鍵上傳所有會議資料;

　　競品分析

　　與同類產品對比分析，產品具備如下特點：

　　會議門口顯示屏展示界面可自定義靈活設計，包括會議室信息、多媒體信息同步展示;

　　管理系統與無紙化系統可集成管理，可以實現普通會議和無紙化會議的統一管理;

　　與多媒體信息發布系統融合應用，信息發布屏可會議信息和多媒體信息發布切換使用;

　　與運維管理平臺無縫銜接，實現會議室設備的監控、巡檢、告警等應用。

　　產品參數

　　會務管理系統參數

　　會務管理系統的服務應用，實現會前預約、會后資料共享等會議應用。

　　與無紙化終端無縫對接，拓展無紙化會議室時無需重復建設;

　　會議預約支持PC端、移動端多種方式進行會議預約。PC端實現Web瀏覽器預約、OA對接預約、Outlook對接預約、Exchange對接預約;移動端支持微信公眾號預約、企業微信公眾號預約、釘釘預約、HTML5頁面預約;

　　系統實現OA系統對接、門禁系統對接、企業微信對接、釘釘對接、第三方對接、接口對接、文件同步等多種方式，使單位的組織架構、用戶與系統的組織架構、使用用戶一對一對應，并支持定期同步更新;

　　會議日歷，用戶登陸后在左側使用日歷的方式展示給用戶當月的會議日程安排，支持按周、月對會議日歷進行排布。在有會議的日期內縮略顯示會議主題，點擊日期詳細查看當日的會議信息、會議資料和會議參會人員。在右側以時間節點的方式顯示當天所有的會議進程，默認以時間倒序的方式進行展示，展示的信息包含會議時間、會議時長、會議主題、會議室名稱以及會議主席。支持顯示跨天會議的完整時間段;

　　會議預約申請，通過甘特圖的方式顯示會議室全天會議日程安排，可視化的方式快速確認空閑會議室，以日期或者會議室維度進行切換查詢，使用戶快速進行會議預約;

　　預約時可為每場會議關聯多個參會人員，選擇參會人員時支持通過部門關聯快速檢索公司內部員工。也可以導入的方式增加參會人員;

　　人員排位，參會人員座次匹配，逐個選擇議題，通過拖拽參會人員的方式，在會議室實際可視化圖形布局頁面上擺放參會人員的落座位置。

　　會議預約申請后，需要對會議申請進行審批，審批通過后利用電話、短信、郵件、釘釘、微信等多種方式，通知預約申請人以及參會人員。會議提醒時長可自定義;

　　系統可為會議下每個議題下上傳不同的會議資料，同時可在每個議題下配置不同的參會人員，可設置每個參會人員資料的查看權限;

　　系統內置可視化組件，實現平面圖的方式顯示會議室布局位置，提供桌子、椅子、大門、終端等控件，可按照會場實際位置進行布局;在會議預約時，使用可視化的方式為參會人員進行排位，可隨時位置調換;

　　我的會議管理，可以查看全部已申請的會議，會前可隨時上傳、補充會議資料;

　　會議啟動，會議即將接近預約時間，并且當前會議室沒有被其他會議占用時，可手動啟動會議，對應的會議室內的相關設備開始執行開機啟動等操作;

　　會議取消，在會議啟動前，可以將會議取消，會議取消后，當前會議室可在此時段內被其他管理員預約其他會議;

　　參會人員會前通過會議資料實現資料共享，可隨時下載查看;

　　會議結束后，會議管理員可上傳會議過程中的決議、會議記錄等會議資料，形成完整會前、會中、會后資料。參會人員可下載查看;

　　會議室集中管理，利用動態的會議預約申請手段，解決公司會議室固定資產利用不充分的問題。系統內置強大的審批功能，可為每個會議室獨立設置按，同時可為每個會議室設置會議審批管理員;

　　系統具備對每個會議室單獨設置審批流程，可實現單人審批、多人審批、整個審批流程設置;可通過多路判斷節點判斷審批人的角色信息、部門信息;同時還支持設置審批人審批指定的審批表單、多人審批指定的審批表單等。

　　系統具備周期會議邏輯，如晨會、周例會、項目會周期性較長，可保存為周期會議，重復頻率包含每天、每個工作日、每周、每月等;

　　會議室資產管理，通過信息采集完善會議室基本信息、會議室內固定資產信息，當設備發生故障后直觀明確供應商、維保單位便于及時聯系維修。

　　系統管理對使用系統的公司部門、角色權限、用戶進行管理，對會議室基本信息維護。

　　會議資源數據存儲及分析，直觀統計利于總結和數據挖掘，實現圖形化會議綜合統計，會議時長統計，參會人數統計，會議次數統計;

　　會議報表管理，以時間、會議室為維度展示會議室的使用記錄臺賬;

　　微信對接，關注微信公眾號后，可快速對本公司的會議室進行會議預約;公眾號接收推送會議邀請通知;

　　釘釘對接，動態更新企業組織架構及企業用戶基本信息;接收推送的會議邀請通知;系統接收終端用戶的會議反饋信息;

　　會議信息發布屏管理，用戶通過可視化設計工具對會議信息發布屏顯示內容、布局進行靈活定義;可切換混用模式實現會議時顯示綁定會議室的全天會議日程安排，無會時顯示預編輯的多媒體信息發布節目;

　　人臉識別，通過系統人臉識別鑒權服務實現會議簽到功能、人臉識別門禁控制功能等;

　　會議室平面圖功能，使用真實平面圖顯示會議室的實際位置，通過顏色區分會議室當前狀態;

　　系統支持收費規則的設置，可提前預設收費方案，如日常收費方案、特價收費方案;

　　支持新建收費規則，包含日期、時間、時長、單價、收費類型，系統默認8:00-12:00為上午，12:00-18:00為下午，18:00-24:00為晚上，重復時間段會疊加金額;

　　為保障系統安全，防止被他人惡意登錄，支持設置管理員口令，并且可以指定口令長度、設置重置口令，出于系統的安全性考慮，可實現定期更換口令，設置口令凍結時間，根據需要調整身份鑒別次數和日志審計保存周期。

　　支持設備管理，支持對門禁和中控等設備進行添加、編輯和查詢等操作，包含設備類型、實現方式、指令類型直觀的清楚每個設備的指令類型和實現方式，便于管理。

　　支持日志管理，日志管理詳細的記錄了什么人，在什么時間，做了哪些事，操作結果是怎樣的;方便查找操作記錄，支持按照用戶名、操作內容、日期、操作結果、角色等數據字段精確查找。

　　會議顯示屏軟件參數

　　會議室門口的顯示屏，通過服務器配置顯示屏可以與會議綁定，可以支持會議室多個門的顯示屏設置;

　　會議信息顯示屏可顯示會議室名稱、會議室使用狀態(會議中、下場會議時間)、當前日期時間、當天會議預約安排;

　　通過系統可視化設計器，可為會議室的空閑、籌備中、簽到中、會議中等狀態顯示不同的定制內容;顯示內容可通過服務端可視化設計器自定義排版內容的布局、樣式、圖片、視頻;

　　支持界面的背景圖片自定義;

　　支持在會議信息顯示屏預約會議，達到臨時占用會議室的效果。

　　與人臉抓拍攝像機結合，可實現參會人員無感簽到。

　　支持人臉識別簽退功能。

　　支持掃描會議信息顯示屏上的二維碼進行會議預約和會議簽到。

　　會議信息顯示屏可聯動門禁控制系統，數據雙向互動;實現參會人員通過會議信息顯示屏簽到后自動打開關聯門禁;實現參會人員刷卡打開門禁后系統自動簽到，簽到后可以語音播報簽到結果;

　　會議信息顯示屏軟件可與會議室內安裝的環境監測設備關聯，顯示內容包括溫度、濕度、PM2.5、甲醛、一氧化碳、二氧化碳等數據;

　　系統可與信息發布系統的混合使用，在無會議時可以顯示發布的圖片、視頻等多媒體內容;

　　會議服務交互軟件參數

　　行政前臺或者會議室管理人員的專用服務軟件

　　會議室狀態監控，可視化的方式顯示當前時間正在開會中的會議室、未使用的會議室、正在維修的會議室

　　會議室準備提醒：在會議服務人員日常使用的過程中，可實時監測會議室狀態，及時了解各會議室的會議安排，做好會前準備

　　會議服務，接收道會議室發送的服務呼叫后，通過系統消息和語音的方式提醒服務人員

　　移動端會議預約軟件

　　移動端會議預約軟件功能說明：

　　支持與客戶微信企業公眾號、微信公眾號、微信小程序、釘釘、OA系統以及第三方應用對接，實現移動端查詢預約的會議、邀請參會的會議以及在移動端中預約會議，并支持移動端進行會議審批。

　　支持移動端利用個人信息編輯功能，維護姓名、職務、職稱以及面部識別照片等信息。

　　1、 會議預約：使用單位每個會議室每天均可創建自由時間段的多個會議，便于提升會議室的有效利用率。在會議預約模塊能通過會議室分組、會議時間多種方式篩選目標會議室的空閑時間，點擊可預約會議。

　　2、 會議快速預約：會議預約后，開始對會議內容進行創建。 輸入會議主題、選擇會議時間即可快速預約會議。

　　3、 會議配置：快速預約后，可簽到方式、通知方式、提醒方式、會務服務、參會人員、會議議題等內容進行配置。

　　4、 會議通知：會議預約申請后，需要對會議申請進行審批，審批通過后利用電話、短信、釘釘、郵件、微信等多種方式，通知預約申請人以及參會人員。會議提醒時長可自定義。

　　5、 選擇參會人：可以通過組織架構的方式選擇多個參會人員，默認匹配參會人員角色。

　　6、 議題配置：在移動端系統中可依次創建會議議題，每個議題可上傳多個會議資料，會議資料可以是office文檔類、PDF類、圖片類、視頻類文件資源，會議議題通過點擊“上移、下移”調節議題順序，會議資料跟隨議題進行調整，并可設置每個參會人員資料的查看權限。為了使會議適應更多的應用場景每個議題下課配置不同的參會人員。

　　7、 周期會議：移動端系統具備周期會議邏輯，如晨會、周例會、項目會周期性較長，可保存為周期會議，重復頻率包含每天、每個工作日、每周、每月等。

　　8、 會議啟動：會議即將接近預約時間，并且當前會議室沒有被其他會議占用時，會議管理員角色在我創建的會議列表中點擊啟動按鈕，會議室內的無紙化終端開始執行升降屏升起、無紙化客戶端軟件啟動等操作。

　　系統架構

　　系統主要的產品包括：

　　產品功能

　　會務管理系統

　　會議日歷

　　產品深入探索用戶習慣，為普通參會人員建立會議日程視圖。左側使用月度日歷的模式，顯示參會人員每日的會議安排，支持按周、月對會議日歷進行排布。鼠標移入對應日期即可查看該日的會議安排，點擊可查看會議詳情。在右側以時間節點的方式顯示當天所有的會議進程，默認以時間倒序的方式進行展示，展示的信息包含會議時間、會議時長、會議主題、會議室名稱以及會議主席，支持顯示跨天會議的完整時間段。

　　終端管理

　　設備管理可對圍繞會議室周邊建設的硬件設備進行統一、集中維護和管理。在會務管理狀態時，對發布屏終端進行狀態監控，為更符合會議室裝修風格，發布屏終端通過可視化設計器頁面，也可以配置終端的顯示內容、顯示背景。

　　在無紙化會議管理狀態時，可管理的范圍包括會議終端、信息發布終端、侯會播報終端、服務交互終端、信號輸出解碼器、信號輸入編碼器、會議公告終端等。

　　在設備管理模塊中，圍繞會議室周邊硬件可動態監測硬件的運行狀態，運行的終端版本。還提供終端的在線更新以及終端的會議室綁定等功能。

　　我的會議

　　會議室查詢

　　可按照日期、會議室類型查找會議室，用直觀可視化的方式進行查找預約操作。此功能下顯示全部會議室預約狀態，以時間軸顯示符合要求的會議室當前狀態，包括暫停使用、已預約、會議中等狀態。

　　會議預約申請

　　選擇合適的會議室和時間后，可以快速提交預約申請。預約時，會根據會議室的類型創建不同的會議，如無紙化會議、常規會議。

　　常規會議創建時，填寫會議主題信息，點擊“確定”按鈕，即可對會議室使用時間進行占用避免他人在重復的時間預約會議。

　　在創建時還可選擇是否保存為模板、是否為周期會議。

　　保存為模板后，未來再次召開會議參會人員、會議議題等變化較少時，可直接選擇已保存的模板，減少會議預約操作步驟。

　　周期會議可重復頻率包含每天、每個工作日、每周、每月等不同的周期，系統會根據周期自動預約會議，到達會議時間后，會議自動啟動減少會議預約操作步驟。

　　會議配置

　　會議配置功能可配置參加本次會議的參會人員、會議服務、簽到方式、通知方式、提醒時間以及本次會議的議題，人員排位等。

　　參會人員的選擇系統內置三種方式。第一種方式，從系統中選擇系統內添加員工;第二種方式，通過模板導入的方式添加本次會議的參會人員;第三種方式，通過加載分組的方式將當前用戶下已保存的參會人員分組快速提取。

　　在此功能中還可以選擇當前會議室下可配置的會議服務。同時，系統提供直接入會登錄簽到、簽名簽到、用戶名密碼簽到等多種方式。

　　會議提醒可選擇語音電話、短信、郵件、微信、釘釘等方式，結合提醒方式可設置本場會議提醒的時間，可設置立即提醒、提前五分鐘、提前15分鐘等時段。

　　會議議題配置時，根據會議的實際情況可以添加議題，系統允許每場會議下均可配置多個會議議題，每個議題下均可上傳不同的會議資料。議題添加完成后，通過上移、下移調整議題在會議過程中的順序，對應議題下的會議資料也隨之改變。同時，系統為覆蓋絕大多數的會議場景，支持為本場會議每個議題下配置不同的參會人員，對于會議資料也支持設置每個參會人員的可見權限。

　　我的會議查詢

　　通過我的會議功能，可查看我創建的會議和我參加的會議。在我的會議中，申請人可以查看自己預約的會議，查看預約審批狀態，已通過審批的可以發出會議邀請通知，會議結束后可以上傳會議紀要內容共享。對于還未開始的會議可進行會議調整、修改配置、取消會議等操作。

　　在我參加的會議列表，可查看需要我參加的會議主題、會議時間、會議地點、預約人等，通過詳情可查看會議更多內容。

　　會議邀請通知

　　會議預約申請審批通過后，申請人可以收到短信和郵件的通知，申請人在“我的會議查詢”中可以查看并再次確認會議安排和參會人員(包括手機、郵件)，支持選擇是否通過系統發出會議通知，可以選擇短信、郵件、電話等通知方式，內容自動生成并且可以自行編輯，系統自動向參會人員發送。

　　選擇通知方式，點擊通知與會人員，彈出通知內容(默認系統生成，會議時間、會議室、會議主題、參會人員)，用戶可以再編輯。

　　我的模板

　　我的模板對創建會議時勾選模板會議的內容進行管理。

　　模板可保存的內容有會議主題、會議室、預訂人、創建時間、詳情等字段。通過我的模板可將已保存的會議模板取消，也可點擊模板查看模板內保存的詳細信息，詳細信息主要包含會議預約信息和會議明細，具備完整的會議模板，方便管理人員查看模板內容，減少操作步驟。

　　資料整理

　　資料整理實現對會議資料的整合、批量下載的功能。

　　會議資料分為會前資料、會中資料、會后資料三個部分;可執行的操作的有一鍵導出、一鍵銷毀、推送資料、上傳等。

　　會前資料：會議管理員創建會議配置會議議題的時候上傳的所有資料，也可以叫做會議資料源文件。

　　會中資料：分為電子白板資料、會議批注資料、會議紀要三個部分，每一位參會人員所保存的電子白板內容，會議過程中對會議資料標注的內容，會議秘書記錄的會議紀要都會保存下來。會議過程中遺漏上傳的資料、會議后產生的會議決議等。

　　會后資料：可以在資料整理功能中通過上傳的方式補充會后資料。除此之外還可以通過推送資料功能將會后資料推送給參會人員。

　　資料整理在會議結束后，通過資料整理功能，實現對會議前、會議中、會議后不同時間段產生的資料批量下載。也可以實現對單獨參會人員的會中產生資料的批量整理下載功能。

　　會議資料整理還可以導出參會人員的會議簽到信息、會議過程中投票表決的內容。

　　預約審批

　　會議管理員角色可以進行預約審批，在“預約審批”功能中可以查看所有的會議預約申請，可以查看會議預約申請內容。

　　對會議預約內容查看后，可以進行審批操作，預約退回需要填寫退回原因，通過短信或郵箱通知預約申請人。

　　系統設置

　　管理用戶具有系統最高權限，主要對使用系統的公司部門、角色權限、用戶進行管理，對會議室基本信息維護。

　　信發模板管理

　　信息發布模板應用在信息發布終端，通過可視化設計器對終端顯示內容進行拖拽擺放，為會議室門口安裝的發布屏終端配置個性化的顯示內容。

　　編輯功能下可擺放控件有圖片、矩形、文字、變量、按鈕、時鐘、天氣、限號、甘特圖時間軸、視頻、人臉識別控件、會議列表控件、已簽到人員等，其中按鈕可對接中控、門禁等實現關聯操作。

　　會議標語管理

　　在很多大型會議室召開會議的時候，會議室內一般配置顯示硬件除了無紙化終端外，還會有大熒幕或拼接屏，會議開始后，會議室內大熒幕或拼接屏，控制展示會議橫幅、標語內容。

　　1、橫幅標語顯示：當這些大屏幕在會議開始時或會議過程中不需要顯示會議資料時，為了不顯示無信號一般會展示會議橫幅、標語等內容。秘書可靈活控制標語的打開和關閉。

　　2、橫幅標語配置：橫幅標語軟件就是利用可視化的手段，靈活的定制大屏顯示橫幅標語的內容。

　　會議室管理

　　會議室管理是對全部會議室的基礎屬性進行維護管理，同時可以對會議室內硬件進行控制。

　　基礎屬性維護包括會議室真實布局圖、會議室內顯示屏、會議室對接的設備、會議室是否需要審批、容納人數、是否計費等。在系統初始化、會議室裝修后，使用系統會議室管理模塊按照會議室內桌椅、無紙化終端、常規會議室的實際布局，可視化拖拽設置會議室內座次，并且綁定設備終端。

　　會議室控制功能包括，控制會場內的終端開機、關機，可控制對接空調、新風、中控、門禁、占空、燈光、環境傳感器等開啟、結束的條件。

　　除此之外，為減輕領導的信息處理壓力，避免大量的流程堆積，系統通過會議室維度實現對每一個會議室設置審批流程。

　　通過流程設置，以可視化節點的形式進行展示，管理人員可以根據真實的審批情況通過拖拽的方式搭建審批流程;主要包含全局節點和審批節點兩部分，其中，全局節點包含開始、會議結束審批和結束五個節點，審批節點包含用戶審批和審批表單、多路判斷、會簽審批、智能匹配五個節點。

　　全局節點決定一個審批流程開始和結束。審批節點是指定在流程環節中由誰完成審批動作以及審批內容。

　　在選擇用戶審批時，以部門+用戶多級列表的形式選擇審批人，只能選擇一人。

　　在選擇審批表單時，以部門+用戶多級列表的形式選擇審批人，可指定審批人審批指定的表單，多路判斷用來判斷審批人的角色信息、部門信息等。除此之外，還具備會簽審批，可實現對某些審批表單進行多人審批，可選擇“與”、“或”關系，來控制審批操作。

　　智能匹配節點支持按照部門主管審批，可選擇“與”、“或”關系，來控制審批操作。

　　日志管理

　　日志管理詳細的記錄了什么人，在什么時間，做了哪些事，操作結果是怎樣的;方便查找操作記錄，可按照用戶名、操作內容、日期、操作結果、角色等數據字段精確查找。

　　收費規則設置

　　適用場景通常為傳統寫字樓或者是服務式辦公室等能提供臨時租賃會議，室的場所，可以根據實際情況編輯收費規則和收費類型。如可以在系統中預設置日常收費規則和特價收費規則，對于日常的會議室租賃時，可直接執行日常收費規則，無需重復設置，對于節假日等特殊的情況下，會出現折扣的情況，可直接執行特價收費規則，方便用戶快捷操作。

　　新建收費規則時，通過填寫規則名稱、選擇收費類型快速創建收費規則。系統默認規則明細：規則明細規定，上午是8:00-12:00，下午是12:00-18:00，晚上是18:00-24:00，重復時間段會疊加金額;通過日期、時間、單價、時長的設置實現在不同時間段內，收取不同金額的費用。

　　安全策略設置

　　為保障系統安全，防止被他人惡意登錄，因此設置了管理員口令，并且可以指定口令長度、設置重置口令，出于系統的安全性考慮，可實現定期更換口令，設置口令凍結時間，根據需要調整身份鑒別次數和日志審計保存周期。

　　設備管理

　　這里設備管理主要是對門禁和中控等設備進行添加、編輯和查詢等操作，直觀的清楚每個設備的指令類型和實現方式，便于管理。

　　支持填寫品牌名稱、英文名稱、設備類型、指令類型、實現方式等信息，實現設備對接，用于后續設備控制。

　　其他設置

　　通過其他設置可配置系統名稱、會議服務、系統服務地址、通知模板、客戶端更新、系統設置等。

　　系統名稱

　　根據系統使用用戶，配置系統的標題、系統名稱、頁面腳注以及企業LOGO等內容。

　　會議服務

　　可靈活配置系統內置的會議服務內容，默認配置有茶水、白紙、簽字筆、服務員等;

　　服務地址

　　系統服務地址配置本地服務器的IP地址，便于終端設備與服務器的快速關聯;

　　通知模板

　　靈活設計語音電話、郵件、短信三種方式將會議通知參數及通知內容模板。會議創建成功后，根據預設模板發送給參會人員。

　　客戶端上傳

　　通過客戶端上傳功能，用于會務管理系統相關終端軟件的在線升級，上傳最新版軟件后，終端即可自行下載升級。

　　系統設置

　　對系統的通知方式、簽到方式、信發屏按鈕、會議室權限、系統組件進行統一設置。

　　資源庫

　　這此功能下主要存放的是視頻、圖片等資源，支持建立分組操作，可快速查看每個分組下的視頻圖片資源，分組下采用樹形結構的文件夾存放文件，可支持上傳下載等功能。支持輸入關鍵字快速搜索，支持全選、下載、刪除操作;支持本地上傳文件，支持png、jpg、mp4文件。

　　統計分析

　　數據統計分析

　　系統實現圖形化會議綜合統計，會議時長統計，參會人數統計，會議次數統計;

　　統計圖包括每日/月/年會議次數統計、歷史會議時長統計、歷史會議室使用數量統計等。提供會議數據存儲及分析，直觀統計利于總結和數據挖掘。

　　統計分析：整體功能模塊方便管理人員了解會議室的使用情況，高效的提升會議室的利用率。可按照選擇時間段來查詢會議室使用情況，以折線圖、條形圖、餅狀圖和扇形圖等來展示相對應的數據，更加直觀的展示會議室的使用情況。

　　會議室報表

　　在此功能下詳細的記錄了會議室的使用情況，點擊詳情按鈕可跳轉至會議詳情頁面，包含預約信息和會議明細。還可按照會議日期、會議室名稱、預約人來查詢信息，還可以導出為文件。

　　會議分析

　　會議數據分析方便管理員了解會議的情況，可直觀的看到無紙化會議系統的空間數、預約會議次數、實際預約次數、取消會議次數和會議總的會議時長。也可通過折線圖、餅狀圖、條形圖的方式查看本周的會議預約、預約類型和空間使用統計等。

　　權限管理

　　組織管理

　　系統設計支持集團或樓宇全部會議室的應用范圍，所以可以設置公司、部門信息。

　　部門管理：是在公司下級可以添加部門信息，如下圖，可以選擇公司查詢下級部門;可以選擇公司，添加下級部門。

　　角色權限管理

　　系統中對用戶權限的管理，采用角色組的方式，在系統中可以定義不同的系統角色，每個角色都可以授予不同的功能權限。如下圖可以查看系統中的用戶角色，輸入角色名稱和描述可以添加新的角色。

　　在角色列表中點擊權限按鈕，可以設置角色的功能權限。

　　用戶管理

　　系統用戶有管理賬戶創建并授予角色權限，支持多種方式創建用戶：

　　與公司OA、HR系統、企業微信對接、釘釘對接，初始化用戶信息

　　下載用戶模板，填寫模板后，一次性導入建立用戶

　　手動新增用戶信息

　　會議顯示屏軟件功能

　　會議信息顯示屏是通過高清晰顯示設備替代會議室門口裝修時安裝的房間號碼銘牌。

　　會議信息顯示屏支持外觀時尚，具有指示燈帶，具備POE供電功能，安裝時走線簡單，安裝后效果美觀。屏幕安裝時根據實際裝修情況可以選擇掛墻安裝，也可以嵌入墻體安裝。

　　功能概述

　　通過高清顯示設備對老舊房間號銘牌的替換，在覆蓋房間號銘牌物理作用的前提下，具有如下特點：

　　內容豐富：利用會議信息顯示屏可以豐富顯示內容，如動態顯示會議室名稱、會議室使用狀態、當前會議主題及時間、會議室全天日程安排等。

　　功能強大：除可顯示內容外，基于會議信息顯示屏實現參會人員電子簽到。

　　周邊延伸：基于會議信息顯示屏可實現對會場內設備的聯動和控制。

　　場景拓展：在硬件基礎、硬件組網不變的情況下，使會議信息顯示屏具備多媒體信息發布功能。

　　模板豐富：內置二十余套會議信息顯示屏布局模板，覆蓋常見的會議室裝修風格。

　　內容設置

　　在會務管理系統中，提供可視化設計器實現對會議信息顯示屏內容發布。

　　通過可視化設計器，用戶可對終端顯示內容進行拖拽擺放。為會議室門口安裝的發布屏終端配置個性化的顯示內容，操作簡單、功能強大。

　　設計器中可擺放控件有圖片、矩形、文字、變量、按鈕、時鐘、天氣、限號、甘特圖時間軸、視頻、人臉識別控件、會議列表控件、已簽到人員等，其中按鈕可對接中控、門禁等實現關聯操作。

　　同時，設計器也支持對墨水屏電子門牌的內容可視化設計。

　　應用拓展

　　設備聯動拓展

　　聯動拓展旨通過入會動作，聯動其他會議室周邊設備進行特定動作。

　　場景一：系統與門禁系統關聯后，參會人員通過會議信息顯示屏入會簽到后，系統自動打開門禁做到放行動作;

　　場景二：簽到入會后，如該會議室燈光、空調等設備均未啟動，可按預設會議啟動流程自動控制會議室內設備調整至設定模式。

　　應用場景拓展

　　會議信息顯示屏在實際使用時，具有籌備中、簽到中、會議中、空閑中四種狀態。

　　使用時，可為每種狀態設定不同的顯示內容。例如：在空閑中可播放企業宣傳片作為多媒體信息發布屏來使用，通過該功能以實現“一屏多用”應用場景拓展的目標。

　　在無會議的情況下，可全天播放制作好的節目;當有會議時，可自由設置切換條件，當滿足切換條件時，會自動從信息發布系統切換至會議信息顯示界面;可指定切換條件的時間，以及選擇是否需要觸控控制，當出現特殊情況時，通過手動點擊的方式進行切換;支持一鍵啟動、一鍵關閉、一鍵切換等操作。

　　除此之外，還支持在會議信息顯示屏上直接預約會議，通過甘特圖的形式展示當前會議室的空閑時間段，可通過點擊的方式選擇會議時間。支持一鍵增加會議時長，如半小時、一小時等。支持默認顯示當前會議日期。支持默認顯示會議主題，格式如當前會議室名稱+臨時會議(默認時間段)，點擊可進行會議主題編輯。

　　墨水屏門牌

　　墨水屏門牌是一款簡單高效、節能環保的高端智能顯示終端;設備可通過無線技術，將會議信息傳輸到設備終端上實時顯示。

　　實際使用時，在會議籌備中、簽到中、會議中、空閑中四種狀態均可顯示不同內容。

　　通過墨水屏門牌對老舊房間號銘牌的替換，在覆蓋房間號銘牌物理作用的前提下，具有如下特點：

　　內容豐富：利用會議信息顯示屏可以豐富顯示內容，如動態顯示會議室名稱、會議室使用狀態、當前會議主題及時間、會議室全天日程安排等。

　　功能強大：除可顯示內容外，基于會議信息顯示屏實現參會人員電子簽到。

　　模板豐富：內置豐富的布局組件，支持個性化配置水墨屏布局模板，可覆蓋常見的會議室裝修風格。

　　現場平面布局圖

　　在大屏幕上顯示整體會議信息列表，并為所有會議與會者提供會議室制度規范說明。作為接待區，您可以配置樓層導覽圖用于用戶或新員工查找會議室。

　　產品拓展應用場景，在會議室較多、會議室使用頻率較大的企業可配置辦公區域平面圖，通過在真實平面圖布局上顯示會議室位置以及會議室狀態，使參會人員到達辦公區尋找會議室更加直觀，更好的提升企業整體形象。

　　移動端會議預約軟件

　　會議預約

　　會議創建可以通過日期和會議室分組兩種方式查找可用會議室，用直觀可視化的方式進行查找會議創建操作。

　　會議室下的時間軸跟隨主軸移動，通過拖動時間軸的方式查找符合要求的會議室，其中會議室的狀態分為：占用、空閑、已停用，空閑時間段可以點擊進行申請。

　　快速預約會議

　　輸入會議主題、選擇會議開始和時間完成預約會議。

　　會議配置

　　會議預約完成后，可對會議內容進行配置。

　　會議配置：根據會議需要配置會議基本信息，包含簽到方式、通知方式、提醒規則、會議服務等。

　　選擇參會人員：通過組織架構的方式選擇多個參會人員，可將選擇的參會人員保存為分組，下次開同類型會議時直接選擇分組即可。

　　議題配置：每個議題可上傳多個會議資料，會議資料可以是office文檔類、PDF類、圖片類、視頻類文件資源。對會議資料可選擇可見性操作，方便會議秘書、參會人員等及時明確會議資料內容，可以對會議資料進行重命名操作。點擊“上移 下移”按鈕調節議題順序，會議資料跟隨議題進行調整。為了使會議適應更多的應用場景，每個議題下課配置不同的參會人員。

　　我的會議

　　我的會議功能通過列表的形式展示我即將參加的會議，以及我創建的會議。

　　我參加的會議列表，默認展示未來我即將參加的會議議程。通過會議日期的選擇、會議狀態、會議主題等可以便于普通參會人員統計自己的參會記錄。

　　點擊會議卡片后顯示會議的基本信息，也可選擇查看會議配置對會議的議題、人員、簽到信息、通知方式、提醒規則、會議服務等信息進行修改。

　　會議審批

　　會議審批功能通過列表的形式展示待審批的會議，以及已審批的會議。

　　為了減輕領導的信息處理處理壓力，避免大量的流程堆積，系統通過會議室維度實現對每一個會議室設置審批流程，審批流程會以釘釘、微信通知的方式發送到審批人手機上。

　　我的預約

　　我創建的會議列表，顯示作為會議管理員角色我所創建的會議。在會議未開始時可以修改會議主題、修改會議簽到方式、通知方式、提醒規則、會議服務、參會人員、議題配置，甚至也可以取消當前會議。

　　我的信息

　　我的信息功能允許用戶修改自己的個人信息，例如：個人照片、姓名、用戶名、電話、郵箱等。用戶上傳的個人照片可以作為人臉識別簽到的依據，也可以在簽到成功后開啟門禁。

　　手機客戶端(微信)軟件功能

　　會議預約

　　通過手機客戶端支持會議預約功能，首先用戶登錄，進入系統后可以查看我的預約記錄，點擊預約可以提交預約申請

　　點擊預約進入會議預約界面，可以指定會議室或會議日期查找可用會議室，選擇會議室可以查看預約計劃。

　　選擇空閑可用的會議室和會議時間后，填寫會議預約申請信息，提交預約等待審批。

　　查看會議信息

　　可以查看當前用戶預訂和參與的會議信息。列表形式顯示日期、會議室、會議主題，點擊查看會議詳情。支持上傳會議紀要，參與會員可以下載會議紀要。

　　手機客戶端(釘釘)軟件功能

　　會議預約

　　通過手機客戶端打開釘釘APP，在其他應用中可看到會議預約小程序，啟動小程序后可選擇會議室進行會議預約。

　　會議通知

　　會議預約完成后，所有的參會人員可收到會議邀請通知，可直觀查看會議地點、會議時間、會議主題以及會議服務等內容。

　　墨水屏桌牌

　　功能概述

　　系統支持與墨水屏桌牌進行整合，旨在提供一種便捷的會議座次管理解決方案。通過該系統，用戶可以在會前預約會議座次，并在會議開始后將排位信息投放在墨水屏桌牌上，以方便參會人員找到自己的座位。

　　功能介紹

　　會前排位預約：用戶可以通過會務管理系統選擇會議，并預約自己的座位。系統可以根據會議的座次安排進行自動排位，也可以由用戶手動給參會人員安排座位。在排位時，可以按照整場會議進行排位，也可以按照議題進行排位，適用于一場會議有不同參會人員連續開會的場景。

　　桌牌內容投放：在會議開始后，會務管理系統將座位信息與墨水屏桌牌進行整合，并將對應的排位信息實時投放在墨水屏桌牌上。參會人員可以通過墨水屏桌牌方便地找到自己的座位。

　　實時更新：系統可以實時更新座位信息，當議題切換時如果座位調整或變動，系統自動將最新的排位信息同步到墨水屏桌牌上，參會人員可以及時獲取最新的座次信息。

　　內容設置

　　電子桌牌用于替代會議室內的塑料夾紙質的桌牌，使參會人員信息顯示元素更豐富，內容顯示更清晰。

　　系統具有電子桌牌可視化配置功能，可以實現電子桌牌樣式的自定義設計，還可以對每一場會議單獨設置不同的顯示界面。可以根據用戶需求進行個性化定制，包括字體、顏色、背景等。

　　實際效果

　　視頻會議對接

　　會務管理系統還支持與視頻會議對接，同步會議信息。軟視頻會議支持與騰訊ROOMS、ZOOM、飛書、釘釘等進行對接;硬視頻會議支持與科達、華為、寶利通等對接。實現會議室信息、會議基本信息、參會人員信息等多端同步。

　　軟視頻會議對接，通過會務管理系統，用戶即可方便地將會議開始時間、會議結束時間、召開地點、會議主題等基本信息同步到視頻會議系統中，并向參會人員發送視頻會議邀請。

　　硬視頻會議對接，實現會議信息同步和自動化會議組建的功能。

　　通過會務管理系統預約會議后，可以將會議時間、地點、主題等基本信息同步到視頻會議MCU。在會議開始時自動呼叫參會人員對應會議室的視頻會議終端，實現自動化的方式快速組建視頻會議。參會人員無需手動操作，即可加入會議。

　　會議服務交互軟件功能

　　前臺或者會議室管理服務室，安裝會務服務臺應用，支持觸摸屏、PC電腦，功能包括會議室狀態監控、會議服務呼叫、會議提醒等功能。

　　會議室監控與服務

　　顯示當日所有會議室預訂情況、會議室使用狀態，可以按照會議中、已預約、空閑狀態快速查詢，以可視化的方式顯示會議室狀態信息，包括會議室、會議主題、會議時間、服務呼叫內容;

　　接受到會議室發送的服務呼叫后，通過系統消息和語音提醒，顯示具體會議室和服務請求內容。

　　門禁對接

　　對接方式

　　方式一：門禁是通過RS232/485方式進行通訊控制，從而做到遠程控制門禁的開關。

　　方式二：門禁為智能門禁，內置獨立系統可自行控制門禁開關。

　　應用場景

　　場景一：232/485控制情況下，在門口的會議信息顯示屏簽到時，自動識別簽到人員信息，聯動門禁控制門禁開關，若是參會人員，則開啟門禁;若不是，則提示您不是參會人員，不允許進入;

　　場景二：232/485控制情況下，在會議預約的時間段內，門禁只允許參會人員簽到打開門禁，不在此時間段內，門禁可對所有人開放;

　　場景三：232/485控制情況下，可自行選擇發送指令的時間，如在會議開始前5分鐘，自動關閉門禁，所有人不得進入;在會議結束后5分鐘，自動打開門禁，所有人可自由進出。

　　場景四：門禁平臺對接情況下，參會人員在會務系統中簽到后，簽到的人員信息同步給門禁系統，當門禁系統檢測到已簽到的人員信息時，自動打開門禁。

　　場景五：門禁平臺對接情況下，會議開始前，把參會人員的信息以白名單的形式推送給門禁系統，當門禁系統檢測到白名單上的人員信息后門自動打開門禁。

　　場景六：門禁系統的人員信息同步給會務系統，在會務系統中設置參會人員，被選為參會人員的在門禁系統刷IC卡時，自動打開門禁同步簽到信息。

　　接口需求概述

　　232/485門禁控制

　　前提條件：所對接的門禁設備提供對外被控的接口協議。所需參數如下：

　　門禁平臺控制

　　OA對接

　　對接方式

　　方式一：會務管理系統與OA系統對接，OA系統提供API接口開發文檔，會務管理系統對其做定制化對接開發，獲取OA系統會議預約資料;

　　方式二：會務管理系統提供API接口開發文檔，OA系統二次開發對接，OA系統調用接口將數據傳輸到會務管理系統;

　　方式三：如果當前的OA系統版本過低，無法提供API接口時，則需要其開放數據庫權限，會務管理系統定制開發，直接從其數據庫中獲取數據。

　　應用場景

　　場景一：用戶在OA系統中進行會議預約、會議審批后，通過API接口將數據流轉至會務系統，在會務系統中，通過短信、郵件、電話、微信、釘釘等方式通知參會人員。

　　場景二：在會務系統中預約會議后，數據同步至OA系統進行審批，最后將數據流轉回會務系統中。

　　接口需求概述